🖨 Новые правила хранения электронных кадровых документов | что нужно знать работодателю

С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила хранения электронных кадровых документов. Они установлены постановлением Правительства РФ от 22 декабря 2022 г. № 2437.

Новые правила существенно изменили порядок хранения электронных кадровых документов. В частности, работодатели теперь обязаны:
🔻 Хранить документы в системе хранения электронных документов (СХЭД). Такая система может быть организована самостоятельно, поручена оператору ЭДО или предоставлена Росархивом.
🔻 Передать документы на архивное хранение по ТКС или на носителях информации (флеш-картах, жестких дисках).
🔻 Провести экспертизу ценности электронных документов перед их передачей в архив.
🔻 Оформить описи электронных документов по установленной форме.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов работодателю или ответственному лицу грозит административная ответственность в виде штрафа:
❗️ Для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей.
❗️ Для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

К кадровым документам относятся документы, которые содержат сведения о работниках, в том числе:
➖ Трудовые договоры и соглашения.
➖ Приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, командировках и т.д.
➖ Личные карточки работников.
➖ Табели учета рабочего времени.
➖ Листки нетрудоспособности.
➖ Трудовые книжки.
➖ Иные документы, содержащие сведения о работниках.

При организации хранения электронных кадровых документов работодатель должен учесть следующие требования:
✅ Документы должны храниться в СХЭД, которая обеспечивает их сохранность, целостность и возможность доступа к ним в течение всего срока хранения.
✅ Доступ к СХЭД должен быть ограничен только уполномоченными лицами.
✅ Документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, искажения, уничтожения или блокирования.

Для передачи электронных кадровых документов в архив необходимо:
1. Провести экспертизу ценности документов. В ходе экспертизы определяется, какой срок хранения необходим каждому документу.
2. Оформить описи электронных документов по установленной форме.
3. Передать документы на архивное хранение по ТКС или на носителях информации.

Новые правила хранения электронных кадровых документов предъявляют к работодателям более строгие требования. Работодателям необходимо внимательно изучить новые правила и принять меры для их соблюдения, чтобы избежать штрафов.

#архив #хранение_документов #документооборот #документоведение